Handleiding applicatie

Deze handleiding beschrijft de verschillende modules die binnen de applicatie gebruikt kunnen worden.
Klik in de menubalk bovenaan de pagina op één van de onderdelen om direct naar de uitleg voor het gekozen onderdeel te gaan.
Na het inloggen verschijnt het hoofdmenu. Een voorbeeld hiervan staat hieronder afgebeeld.

Hierin staan 4 onderdelen. Modules die gebruikt kunnen worden staan in blauw weergegeven. Modules waarvoor geen abonnement is afgesloten worden in grijs weergegeven en zijn niet te kiezen.
Door te klikken op het QOL-zone logo links bovenaan het scherm keert u telkens terug naar dit hoofdmenu.
Hieronder staan de verschillende onderdelen verder uitgelegd. De QOLYSS module is nog niet verder beschreven, deze is nog in ontwikkeling.

 

Cliënten

In de module cliënten is een overzicht te zien van alle geregistreerde cliënten van uw organisatie.

De vastgelegde gegevens per cliënt zijn Naam, Geboortedatum en OrganisatieID.

In het OrganisatieID kan een intern cliëntnummer opgeslagen worden van uw organisatie. In de meeste gevallen is dit een registratienummer van de cliënt uit een cliënten administratiesysteem.
Op deze manier kan data uit de SIS en/of POS later gecombineerd worden met data uit een eigen cliëntadministratiesysteem zoals bijvoorbeeld woon-, of werkgegevens, geslacht enz.

Cliënt toevoegen

 

Klik in het cliëntoverzicht op de knop Cliënt toevoegen. Hierna verschijnt onderstaand scherm.
Hierin vult u de naam van de cliënt in, het interne cliëntnummer uit uw cliëntenadministratie en de geboortedatum. Ook kunt u hier de maand aangeven waarin het SIS interview en/of POS interview worden gehouden met deze cliënt. Klik op Opslaan om de gegevens op te slaan of Annuleren om de invoer ongedaan te maken.

 

Cliëntgegevens bewerken

 

Door in het cliëntoverzicht op de regel van een client te klikken kunnen de gegevens gewijzigd worden. Ook kunnen hier eventueel alle cliëntgegevens verwijderd worden.

SIS module

 

Binnen de huidige applicatie wordt gewerkt met Interviewrondes. Door gebruik te maken van een start en einddatum waartussen interviews worden afgenomen kunnen later eenvoudig de uitkomsten van de verschillende rondes onderling worden vergeleken. Daarnaast is het mogelijk om een SIS maand op te geven per cliënt en op die manier een duidelijk overzicht te houden welke cliënten in welke maand ingepland kunnen worden voor een interview.

In een volgende versie van het QolZone-Portal zal de pagina SISdata overzicht gevuld zijn, hierop zal informatie staan over:

  • aantal cliënten in het systeem
  • aantal interview-rondes
  • voortgang van het interviewproces
  • gemiddeldescores per interview-ronde 

De SIS module bevat een aantal onderdelen

In het eerste overzicht staat een overzicht van alle clienten met daarachter de datum van het laatste sis interview, in welke ronde het laatste interview heeft plaatsgevonden en het percentage dat het interview compleet is. Aan het eind van de regel staat een link W&D deze link opent de Wensen en Doelen pagina van de betreffende cliënt.

Boven het overzicht staan de opties Standaard Planning SIS, SISdata overzicht en interviewrondes

 

Interviewrondes

 

Hier is het overzicht te zien van de verschillende interviewrondes. Elke ronde bestaat uit een start en einddatum waartussen voor alle cliënten een SIS interview afgenomen kan worden.

Bij het toevoegen van een interviewronde kan ook de duur van de interviewcyclus worden aangepast.

In bovenstaand voorbeeld staat de interviewcyclus ingesteld op 24 maanden, daarmee wordt de planning automatisch ingesteld op één interview per 2 jaar per cliënt.

Door bij de cliëntgegevens de SIS maand per cliënt in te vullen wordt de Standaard SIS planning gevuld. Dit is het overzicht per maand van alle cliënten waarvoor in de betreffende maand een SIS interview afgenomen zou moeten worden. Uiteraard is dit een richtlijn die slechts als hulmiddel bedoeld is.

Standaardplanning SIS

 

In dit overzicht is per maand te zien voor welke cliënten een SIS interview afgenomen moet worden.

Namen die vetgedrukt blauw zijn hebben een compleet interview binnen deze ronde, lichtblauw gedrukte namen hebben een interview binnen deze ronde dat nog niet compleet is en alle grijs gedrukte namen hebben nog geen interview in deze ronde. Door op de naam van een cliënt te klikken kan direct een interview bekeken, gewijzigd of toegevoegd worden.

Door op de blauwe tekst SIS te klikken in de kopregel keert u terug naar het hoofdemnu van de SIS

Door het vinkje bij verwijderd aan te zetten en vervolgens op opslaan te klikken wordt het interview als verwijderd gemarkeerd.

Door op de regel te klikken met de interviewgegevens, kan het eerder gestarte interview verder ingevuld of gewijzigd worden.

Middels de edit link aan het eind van de regel kunnen de gegevens van het interview gewijzigd worden. De interview ronde en datum van het interview kunnen worden aangepast.

De print link aan het einde van de regel geeft een pagina met daarop het volledige interview.

Door met de rechtermuisknop ergens op deze pagina te klikken en te kiezen voor afdrukken kan het volledige interview geprint worden of opgeslagen worden als PDF document.

SIS invulformulier

 

In het sis invulformulier kunnen de vragen eenvoudig beantwoord worden door het gewenste antwoord aan te klikken. Tevens kan er per sectie nog een extra toelichting of opmerking worden ingevuld.

Het gekozen antwoord wordt in blauw weergegeven. Rechts bovenaan het scherm staat middels een percentage aangegeven hoe ver het interview compleet is.
Door op de blauwe tekst SIS te klikken in de kopregel boven het formulier keert u terug naar het hoofdmenu van de SIS.
Door op de naam van de cliënt te klikken links bovenaan het formulier keert u terug naar het overzicht van SIS interviews van deze cliënt.
Wanneer een interview 100% compleet is kan middels de link scoreoverzicht een totaaloverzicht opgevraagd worden van het interview.

Onderaan het scoreoverzicht is nog ruimte voor het schrijven van een korte eindconclusie.

Onderaan het invulformulier kan eenvoudig een andere sectie aangeklikt worden om te scoren. In dit overzicht worden de onderdelen waarvan alle vragen beantwoord zijn ook weer in blauw aangegeven.

Wensen en doelen

In het overzicht van cliënten in de SIS module staat aan het eind van elke regel een link W&D. Hiermee wordt de Wensen en Doelen pagina van de betreffende cliënt geopend.
Op de wensen en doelen pagina kunnen per SIS item de wensen en doelen worden vastgelegd.
Per item kunt u een beschrijving vastleggen van de huidige situatie, de observatie van de huidige situatie en de ideale situatie.
Het betreft altijd de actuele informatie. Er wordt dus geen historie vastgelegd van eerder items. Wanneer er iets wijzigt in één van de wensen of doelen kunt u simpelweg de tekst aanpassen naar de actuele situatie.

Onderaan de pagina staan de verschillende SIS items.

Door op één van deze items te klikken kunt u de wensen en doelen voor het gekozen item aanpassen. Wanneer een item een blauw gekleurde achtergrond heeft betekent dit dat er al wensen en doelen zijn vastgelegd. De grijze achtergrond geeft aan dat er nog niets is ingevuld voor het betreffende item.

Zodra u op de knop

klikt worden alle wijzigingen opgeslagen.

Rechtsbovenaan het formulier staat een link naar een print pagina. Wanneer u hierop klikt wordt er een totaal overzicht weergegeven van alle wensen en doelen van de cliënt. Door op deze printpagina met de rechtermuisknop te klikken kunt u het overzicht printen of opslaan als PDF.

POS Module

 

Binnen de POS module wordt gewerkt met interviewrondes en een interviewcyclus.
De interviewcyclus is in te stellen in het systeem en geeft aan in welke interval (in maanden) binnen de organisatie POS interviews afgenomen worden. Dit kan bijvoorbeeld 24 maanden zijn wanneer eens per 2 jaar een POS interview wordt afgenomen bij de cliënten.
De startdatum van een ronde wordt ingegeven bij het aanmaken van een nieuwe ronde. De einddatum wordt door het systeem gevuld aan de hand van de interviewcyclus.

Per cliënt kan een interview maand worden ingegeven. Aan de hand van deze maand zal het systeem een automatische planning maken voor het afnemen van de interviews.

Door te werken met interviewrondes kan een zo dus automatische planning gemaakt worden voor het afnemen van interviews, maar ook voor het vergelijken van uitkomsten en maken van andere rapportages is het werken met rondes duidelijker.

 

Na het aanklikken van de POS module verschijnt een overzicht van alle cliënten van uw organisatie.

Boven het overzicht staan een aantal opties: Posplanning, Posdata overzicht en Interviewrondes.

Interviewrondes

Hier is het overzicht te zien van de verschillende interviewrondes. Elke ronde bestaat uit een start en einddatum waartussen voor alle cliënten een POS interview afgenomen kan worden.
Bij het toevoegen van een interviewronde kan ook de duur van de interviewcyclus worden aangepast.

In bovenstaand voorbeeld staat de interviewcyclus ingesteld op 24 maanden, daarmee wordt de planning automatisch ingesteld op één interview per 2 jaar per cliënt.
Door bij de cliëntgegevens de POS maand per cliënt in te vullen wordt de Standaard POS planning gevuld. Dit is het overzicht per maand van alle cliënten waarvoor in de betreffende maand een POS interview afgenomen zou moeten worden. Uiteraard is dit een richtlijn die slechts als hulmiddel bedoeld is.

Standaard planning POS

In dit overzicht is per maand te zien voor welke cliënten een POS interview afgenomen moet worden.

Namen die vetgedrukt blauw zijn hebben een compleet interview binnen deze ronde, lichtblauw gedrukte namen hebben een interview binnen deze ronde dat nog niet compleet is en alle grijs gedrukte namen hebben nog geen interview in deze ronde.
Ook is hier te zien of een interview een zelfbeoordeling (zb) betreft of een beoordeling door anderen (bda).

Door op de naam van een cliënt te klikken kan direct een interview bekeken, gewijzigd of toegevoegd worden.

Door op de regel te klikken kan het eerder gestarte interview verder ingevuld of gewijzigd worden. Middels de edit link aan het eind van de regel kunnen de gegevens van het interview gewijzigd worden. De interview ronde en datum van het interview kunnen worden aangepast.

Door het vinkje bij verwijderd aan te zetten en vervolgens op opslaan te klikken wordt het interview als verwijderd gemarkeerd.

Posdata overzicht

Wanneer u in het beginscherm van de POS klikt op de link Posdata overzicht, verschijnt een scherm dat lijkt op onderstaande afbeelding

Door in dit overzicht te klikken op de verschillende download links kunt u cliëntdata en posdata per ronde dowloaden. De bestanden worden lokaal op uw computer opgeslagen in een .CSV formaat. Deze bestanden zijn eenvoudig in bijvoorbeeld Excel te bewerken en, indien gewenst, te combineren met data uit andere systemen die binnen uw organisatie is vastgelegd.

POS interview toevoegen

Om een interview toe te voegen klikt u op de knop interview toevoegen.

Hierna verschijnt onderstaand beeld

In dit venster vult u de datum in waarop het interview is gehouden.
Bij POS-type kiest u voor POS-A. Op dit moment is alleen POS-A nog maar in gebruik. Op termijn zullen ook de POS voor kinderen en POS voor ouderen worden toegevoegd.
De ronde kan hier eventueel ook worden aangepast, standaard staat deze waarde op de meest actuele ronde.

Tenslotte klikt u op OPSLAAN

Hierna verschijnt weer het scherm met het overzicht van POS interviews van de gekozen cliënt waaraan nu het zojuist aangemaakte interview is toegevoegd.
Door in dit overzicht op de gewenste interviewregel te klikken wordt het POS invulformulier geopend en kan het interview ingevuld of aangepast worden.

 

POS invulformulier

In het POS invulformulier kunnen de vragen eenvoudig beantwoord worden door het gewenste antwoord aan te klikken.

Het gekozen antwoord wordt in blauw weergegeven. Rechts bovenaan het scherm staat middels een percentage aangegeven hoe ver het interview compleet is.
Wanneer een interview 100% compleet is kan middels de link scoreoverzicht recht bovenaan een totaaloverzicht opgevraagd worden van het interview.

Dit overzicht laat zien welke interviewers betrokken waren bij het interview, de scores per domein, de posindex, een grafische weergaven van het posprofiel en alle ingevoerde opmerkingen per domein.

 

Onderaan het invulformulier kan eenvoudig een andere sectie aangeklikt worden om te scoren. In dit overzicht worden de onderdelen waarvan alle vragen beantwoord zijn ook weer in blauw aangegeven.

Door op de naam van een cliënt te klikken komen de details van de interviews van deze cliënt in beeld.

CoPilot

Deze module is bedoeld om te gebruiken na een POS gesprek. De module maakt gebruik van ChatGPT voor het maken van samenvattingen en doen van voorstellen.

De CoPilot kan gebruikt worden om het afgeronde interview samen te vatten en indien gewenst per domein voorstellen te ontvangen voor verbeterpunten en actiepunten die verder kunnen worden uitgewerkt in een ISP.
Hierdoor worden de gestelde doelen meetbaar. Bij een volgende POS-interviewronde kan immers gemeten worden of de gestelde doelen geleid hebben tot verbetering binnen het domein waarop doel gesteld was. 
Advies is om niet voor alle domeinen tegelijk voorstellen te vragen maar dit te beperken om zo optimaal te kunnen werken aan de gestelde doelen. Het is op ieder moment mogelijk voorstellen op te vragen of aan te passen via de CoPilot. Zo kan er makkelijk en overzichtelijk gewerkt worden aan een beperkt aantal doelen om daarna weer verder te kunnen met nieuwe voorstellen voor de overige domeinen. 
Het is wenselijk op dit allemaal in overleg met de cliënt te doen.

 

Werking van de CoPilot

Wanneer een POS-interiew 100% compleet is kan de CoPilot gebruikt worden om dit interview samen te vatten en waar gewenst per domein voorstellen te genereren voor mogelijke verbeterpunten.  
Om een goede samenvatting en goede voorstellen te laten genereren door de CoPilot is het van belang dat de opmerkingen velden in het interview gevuld zijn met duidelijke toevoegingen of vragen voor het betreffende domein. Omdat met name de adviezen mede op deze teksten worden gebaseerd spelen ze een belangrijke rol.

In het overzicht van interviews van een cliënt is aan het eind van iedere regel te zien of de CoPilot voor het betreffende interview gebruikt kan worden. Wanneer de tekst CoPilot in blauw wordt weergegeven kan deze gebruikt worden als link naar de CoPilot

 

Na het klikken op de link CoPilot bij een afgerond interview verschijnt er een scherm met daarin per domein alle antwoorden en de opmerking. In dit overzicht is naast de score tekst ook middels kleur aangegeven of de score hoog (groen) gemiddeld (oranje) of laag (rood) is. Dit is bedoeld om wat eenvoudiger inzicht te krijgen in de scores per domein. Het betekent uiteraard niet dat een groene score goed is en een rode slecht omdat dit volledig afhankelijk is van de cliënt en wat voor de betreffende cliënt wenselijk is.

 

Aan het eind van het overzicht met alle antwoorden en opmerkingen staat een knop Samenvatting maken. Door op deze knop te klikken wordt er een samenvatting gemaakt van het interview. Dit gebeurt per domein. Hiervoor worden de scores en de opmerking gebruikt. De tekst die door de CoPilot wordt gegenereerd is vrij aan te passen door in de tekst te klikken, de gewenste aanpassingen te doen en op de oranje knop Opslaan! te klikken die tijdens het typen aan de linkerkant verschijnt.

 

Onder de samenvatting per domein is er de mogelijkheid om voorstellen te vragen aan de CoPilot voor verbeterpunten in dit domein. Dit kan door op de knop maak voorstel te klikken.
Na korte tijd zal het vak gevuld worden met 3 voorstellen. De verschillende tekstvakken zijn te vergroten / verkleinen door in de rechter onderhoek van het vak te klikken op het kleine zwarte puntje, de linkermuisknop ingedrukt te houden en de muis naar onderen of boven te slepen. De tekst die verschijnt in het vak met voorstellen is ook weer volledig naar wens aan te passen.

 

Op deze manier kunnen per domein voorstellen gevraagd worden. Helemaal onderaan de pagina staat nog een knop Samenvatting en voorstellen verwijderen, Hiermee wordt de samenvatting en alle voorstellen verwijderd.

De samenvatting en voorstellen worden ook weergegeven in het scorerapport wanneer dit wordt opgevraagd.