Handleiding applicatie

Deze handleiding beschrijft de verschillende modules die binnen de applicatie gebruikt kunnen worden.
Klik in de menubalk bovenaan de pagina op één van de onderdelen om direct naar de uitleg voor het gekozen onderdeel te gaan.
Na het inloggen verschijnt het hoofdmenu. Een voorbeeld hiervan staat hieronder afgebeeld.

Hierin staan 3 onderdelen. Modules die gebruikt kunnen worden staan in blauw weergegeven. Modules waarvoor geen abonnement is afgesloten worden in grijs weergegeven en zijn niet te kiezen.
Door te klikken op het QOL-zone logo links bovenaan het scherm keert u telkens terug naar dit hoofdmenu.
Hieronder staan de verschillende onderdelen verder uitgelegd.

 

Cliënten

In de module cliënten is een overzicht te zien van alle geregistreerde cliënten van uw organisatie.

De vastgelegde gegevens per cliënt zijn Naam, Geboortedatum en OrganisatieID.

In het OrganisatieID kan een intern cliëntnummer opgeslagen worden van uw organisatie. In de meeste gevallen is dit een registratienummer van de cliënt uit een cliënten administratiesysteem.
Op deze manier kan data uit de SIS en/of POS later gecombineerd worden met data uit een eigen cliëntadministratiesysteem zoals bijvoorbeeld woon-, of werkgegevens, geslacht enz.

Cliënt toevoegen

 

Klik in het cliëntoverzicht op de knop Cliënt toevoegen. Hierna verschijnt onderstaand scherm.
Hierin vult u de naam van de cliënt in, het interne cliëntnummer uit uw cliëntenadministratie en de geboortedatum. Ook kunt u hier de maand aangeven waarin het SIS interview en/of POS interview worden gehouden met deze cliënt. Klik op Opslaan om de gegevens op te slaan of Annuleren om de invoer ongedaan te maken.

 

Cliëntgegevens bewerken

 

Door in het cliëntoverzicht op de regel van een client te klikken kunnen de gegevens gewijzigd worden. Ook kunnen hier eventueel alle cliëntgegevens verwijderd worden.

SIS module

 

Binnen de huidige applicatie wordt gewerkt met Interviewrondes. Door gebruik te maken van een start en einddatum waartussen interviews worden afgenomen kunnen later eenvoudig de uitkomsten van de verschillende rondes onderling worden vergeleken. Daarnaast is het mogelijk om een SIS maand op te geven per cliënt en op die manier een duidelijk overzicht te houden welke cliënten in welke maand ingepland kunnen worden voor een interview.

In een volgende versie van het QolZone-Portal zal de pagina SISdata overzicht gevuld zijn, hierop zal informatie staan over:

  • aantal cliënten in het systeem
  • aantal interview-rondes
  • voortgang van het interviewproces
  • gemiddeldescores per interview-ronde 

De SIS module bevat een aantal onderdelen

In het eerste overzicht staat een overzicht van alle clienten met daarachter de datum van het laatste sis interview, in welke ronde het laatste interview heeft plaatsgevonden en het percentage dat het interview compleet is. Aan het eind van de regel staat een link W&D deze link opent de Wensen en Doelen pagina van de betreffende cliënt.

Boven het overzicht staan de opties Standaard Planning SIS, SISdata overzicht en interviewrondes

 

Interviewrondes

 

Hier is het overzicht te zien van de verschillende interviewrondes. Elke ronde bestaat uit een start en einddatum waartussen voor alle cliënten een SIS interview afgenomen kan worden.

Bij het toevoegen van een interviewronde kan ook de duur van de interviewcyclus worden aangepast.

In bovenstaand voorbeeld staat de interviewcyclus ingesteld op 24 maanden, daarmee wordt de planning automatisch ingesteld op één interview per 2 jaar per cliënt.

Door bij de cliëntgegevens de SIS maand per cliënt in te vullen wordt de Standaard SIS planning gevuld. Dit is het overzicht per maand van alle cliënten waarvoor in de betreffende maand een SIS interview afgenomen zou moeten worden. Uiteraard is dit een richtlijn die slechts als hulmiddel bedoeld is.

Standaardplanning SIS

 

In dit overzicht is per maand te zien voor welke cliënten een SIS interview afgenomen moet worden.

Namen die vetgedrukt blauw zijn hebben een compleet interview binnen deze ronde, lichtblauw gedrukte namen hebben een interview binnen deze ronde dat nog niet compleet is en alle grijs gedrukte namen hebben nog geen interview in deze ronde. Door op de naam van een cliënt te klikken kan direct een interview bekeken, gewijzigd of toegevoegd worden.

Door op de blauwe tekst SIS te klikken in de kopregel keert u terug naar het hoofdemnu van de SIS

Door het vinkje bij verwijderd aan te zetten en vervolgens op opslaan te klikken wordt het interview als verwijderd gemarkeerd.

Door op de regel te klikken met de interviewgegevens, kan het eerder gestarte interview verder ingevuld of gewijzigd worden.

Middels de edit link aan het eind van de regel kunnen de gegevens van het interview gewijzigd worden. De interview ronde en datum van het interview kunnen worden aangepast.

De print link aan het einde van de regel geeft een pagina met daarop het volledige interview.

Door met de rechtermuisknop ergens op deze pagina te klikken en te kiezen voor afdrukken kan het volledige interview geprint worden of opgeslagen worden als PDF document.

SIS invulformulier

 

In het sis invulformulier kunnen de vragen eenvoudig beantwoord worden door het gewenste antwoord aan te klikken.

Het gekozen antwoord wordt in blauw weergegeven. Rechts bovenaan het scherm staat middels een percentage aangegeven hoe ver het interview compleet is.
Door op de blauwe tekst SIS te klikken in de kopregel boven het formulier keert u terug naar het hoofdmenu van de SIS.
Door op de naam van de cliënt te klikken links bovenaan het formulier keert u terug naar het overzicht van SIS interviews van deze cliënt.
Wanneer een interview 100% compleet is kan middels de link scoreoverzicht een totaaloverzicht opgevraagd worden van het interview.

 

Onderaan het invulformulier kan eenvoudig een andere sectie aangeklikt worden om te scoren. In dit overzicht worden de onderdelen waarvan alle vragen beantwoord zijn ook weer in blauw aangegeven.

Wensen en doelen

In het overzicht van cliënten in de SIS module staat aan het eind van elke regel een link W&D. Hiermee wordt de Wensen en Doelen pagina van de betreffende cliënt geopend.
Op de wensen en doelen pagina kunnen per SIS item de wensen en doelen worden vastgelegd.
Per item kunt u een beschrijving vastleggen van de huidige situatie, de observatie van de huidige situatie en de ideale situatie.
Het betreft altijd de actuele informatie. Er wordt dus geen historie vastgelegd van eerder items. Wanneer er iets wijzigt in één van de wensen of doelen kunt u simpelweg de tekst aanpassen naar de actuele situatie.

Onderaan de pagina staan de verschillende SIS items.

Door op één van deze items te klikken kunt u de wensen en doelen voor het gekozen item aanpassen. Wanneer een item een blauw gekleurde achtergrond heeft betekent dit dat er al wensen en doelen zijn vastgelegd. De grijze achtergrond geeft aan dat er nog niets is ingevuld voor het betreffende item.

Zodra u op de knop

klikt worden alle wijzigingen opgeslagen.

Rechtsbovenaan het formulier staat een link naar een print pagina. Wanneer u hierop klikt wordt er een totaal overzicht weergegeven van alle wensen en doelen van de cliënt. Door op deze printpagina met de rechtermuisknop te klikken kunt u het overzicht printen of opslaan als PDF.

POS Module

 

Binnen de POS module wordt gewerkt met interviewrondes en een interviewcyclus.
De interviewcyclus is in te stellen in het systeem en geeft aan in welke interval (in maanden) binnen de organisatie POS interviews afgenomen worden. Dit kan bijvoorbeeld 24 maanden zijn wanneer eens per 2 jaar een POS interview wordt afgenomen bij de cliënten.
De startdatum van een ronde wordt ingegeven bij het aanmaken van een nieuwe ronde. De einddatum wordt door het systeem gevuld aan de hand van de interviewcyclus.

Per cliënt kan een interview maand worden ingegeven. Aan de hand van deze maand zal het systeem een automatische planning maken voor het afnemen van de interviews.

Door te werken met interviewrondes kan een zo dus automatische planning gemaakt worden voor het afnemen van interviews, maar ook voor het vergelijken van uitkomsten en maken van andere rapportages is het werken met rondes duidelijker.

 

Na het aanklikken van de POS module verschijnt een overzicht van alle cliënten van uw organisatie.

Boven het overzicht staan een aantal opties: Posplanning, Posdata overzicht en Interviewrondes.

Interviewrondes

Hier is het overzicht te zien van de verschillende interviewrondes. Elke ronde bestaat uit een start en einddatum waartussen voor alle cliënten een POS interview afgenomen kan worden.
Bij het toevoegen van een interviewronde kan ook de duur van de interviewcyclus worden aangepast.

In bovenstaand voorbeeld staat de interviewcyclus ingesteld op 24 maanden, daarmee wordt de planning automatisch ingesteld op één interview per 2 jaar per cliënt.
Door bij de cliëntgegevens de POS maand per cliënt in te vullen wordt de Standaard POS planning gevuld. Dit is het overzicht per maand van alle cliënten waarvoor in de betreffende maand een POS interview afgenomen zou moeten worden. Uiteraard is dit een richtlijn die slechts als hulmiddel bedoeld is.

Standaard planning POS

In dit overzicht is per maand te zien voor welke cliënten een POS interview afgenomen moet worden.

Namen die vetgedrukt blauw zijn hebben een compleet interview binnen deze ronde, lichtblauw gedrukte namen hebben een interview binnen deze ronde dat nog niet compleet is en alle grijs gedrukte namen hebben nog geen interview in deze ronde.
Ook is hier te zien of een interview een zelfbeoordeling (zb) betreft of een beoordeling door anderen (bda).

Door op de naam van een cliënt te klikken kan direct een interview bekeken, gewijzigd of toegevoegd worden.

Door op de regel te klikken kan het eerder gestarte interview verder ingevuld of gewijzigd worden. Middels de edit link aan het eind van de regel kunnen de gegevens van het interview gewijzigd worden. De interview ronde en datum van het interview kunnen worden aangepast.

Door het vinkje bij verwijderd aan te zetten en vervolgens op opslaan te klikken wordt het interview als verwijderd gemarkeerd.

POS interview toevoegen

Om een interview toe te voegen klikt u op de knop interview toevoegen.

Hierna verschijnt onderstaand beeld

In dit venster vult u de datum in waarop het interview is gehouden.
Bij POS-type kiest u voor POS-A. Op dit moment is alleen POS-A nog maar in gebruik. Op termijn zullen ook de POS voor kinderen en POS voor ouderen worden toegevoegd.
De ronde kan hier eventueel ook worden aangepast, standaard staat deze waarde op de meest actuele ronde.

Tenslotte klikt u op OPSLAAN

Hierna verschijnt weer het scherm met het overzicht van POS interviews van de gekozen cliënt waaraan nu het zojuist aangemaakte interview is toegevoegd.
Door in dit overzicht op de gewenste interviewregel te klikken wordt het POS invulformulier geopend en kan het interview ingevuld of aangepast worden.

 

POS invulformulier

In het POS invulformulier kunnen de vragen eenvoudig beantwoord worden door het gewenste antwoord aan te klikken.

Het gekozen antwoord wordt in blauw weergegeven. Rechts bovenaan het scherm staat middels een percentage aangegeven hoe ver het interview compleet is.
Wanneer een interview 100% compleet is kan middels de link scoreoverzicht een totaaloverzicht opgevraagd worden van het interview.

Onderaan het invulformulier kan eenvoudig een andere sectie aangeklikt worden om te scoren. In dit overzicht worden de onderdelen waarvan alle vragen beantwoord zijn ook weer in blauw aangegeven.

Door op de naam van een cliënt te klikken komen de details van de interviews van deze cliënt in beeld.

Strategie Module

Deze module is bedoeld om te gebruiken na een POS gesprek.
Het doel van deze module is het doen van voorstellen voor concrete verbeterpunten en actiepunten die verder kunnen worden uitgewerkt in een ISP.
Hierdoor worden de gestelde doelen meetbaar. Bij een volgende POS-interviewronde kan immers gemeten worden of de gestelde doelen geleid hebben tot verbetering binnen het domein waarop doel gesteld was. 

Het doel van de (richtinggevende) Strategie-module is:

  • duidelijk krijgen welke doelen er gesteld kunnen worden
  • waarom deze doelen gesteld worden
  • het prioriteren van de doelen
  • aangeven welke voorwaarden voor het behalen van succes er zijn

 

Werking van de strategie-module

De strategie-module kent een gestandaardiseerde werkwijze die de overbrugging vormt tussen POS-gespreksfase en het vaststellen van het ISP (throughput). 

 

Het stappenplan

  1. Kies de doelstelling voor elk domein
  2. Geef elke doelstelling context door te duiden waarvoor deze belangrijk is (belangrijk voor de cliënt of belangrijk volgens de cliënt)
  3. Prioriteer 1 of meer doelstellingen
  4. Geef een korte motivatie van de gekozen doelstellingen
  5. Beschrijf voor de geprioriteerde doelstelling(en) welke voorwaarden gesteld kunnen worden voor succes 
  6. Schets het toekomstperspectief voor de geprioriteerde doelstellingen wanneer deze niet en wanneer deze wel gehaald worden (desired futures by future authoring)

 

Belangrijke opmerking vooraf

Bepaal een beperkt aantal doelstellingen per keer zodat het behalen van de gestelde doelen een realistisch scenario is in de periode tot aan het volgende POS-interview. Het is altijd mogelijk om tussentijds extra doelen toe te voegen. 

 

Stap 1: Kies per domein de doelstelling
Ieder domein krijgt 1 van deze doelstellingen:

  1. bewaren van de kwaliteit van bestaan (standaard optie)
  2. verbetering van de kwaliteit van bestaan

Iedere doelstelling heeft standaard de waarde “bewaren van de kwaliteit van bestaan”. Deze hoeft dus alleen gewijzigd te worden als de doelstelling is om de kwaliteit van bestaan op het domein te verbeteren.

 

Stap 2: Gekozen doelstelling context geven
Geef aan of de gekozen doelstelling vooral belangrijk is voor de cliënt of volgens de cliënt.. De standaard context is belangrijk voor de cliënt omdat beide doelstelling-opties de Kwaliteit van Bestaan ondersteunen of versterken. Belangrijk volgens de cliënt geeft aan dat vooral de cliënt zelf gemotiveerd is voor de gekozen doelstelling. 

 

Stap 3: Prioriteit stellen
Prioriteit stellen betekent dat men aangeeft aan welke doelstellingen men het eerst gaat werken. Dat is tenminste 1 doelstelling welke belangrijk is voor de cliënt. Als er doelstellingen zijn die belangrijk zijn volgens de cliënt, zal er ook tenminste 1 van deze doelstellingen prioriteit moeten krijgen. Hoeveel doelstellingen prioriteit krijgen hangt af van de mogelijkheden van de cliënt en de capaciteit van de aanwezige ondersteuning. Bij prioritering moet men sterk rekening houden met wat mogelijk is; het heeft geen zin zoveel prioriteiten te stellen dat de missie onhaalbaar wordt. Het niet geven van prioriteit betekent dus niet dat de aangegeven doelstelling niet belangrijk is, maar dat deze doelstelling later zal worden geadresseerd.

 

Stap 4: Motiveer de gekozen doelstellingen
Geef een korte en bondige toelichting op de gekozen doelstellingen.

 

Stap 5: Voorwaarden stellen
Als de prioriteiten gesteld zijn wordt gezocht naar welke voorwaarden in acht genomen moeten worden voor het succesvol behalen van de doelstellingen. Welke voorwaarden dit zijn hangt sterk af van het individu (maatwerk). Denk hierbij b.v. aan het aanbieden van kennis of inzichten, wijzigen van omgevingsfactoren, aanpassingen in gedrag of houding, opheffen van andere belemmeringen of obstakels. 

Voorstellen welke later zullen worden bedacht voor in het ISP om de geprioriteerde doelstellingen te behalen zullen dus gericht moeten zijn op het kunnen gaan voldoen aan de hier gestelde voorwaarden.

 Stap 6: Toekomstperspectief schetsen

Het toekomstperspectief bestaat enerzijds uit een situatieschets waarvan men weg wil blijven (negatieve uitkomst), en anderzijds een schets waar men op uit zou willen komen (positieve uitkomst). Dit gebeurt door “Future Authoring”. Future Authoring is een schrijfoefening waarin men eerst een scenario schetst waarin de cliënt terecht zou komen wanneer men de voorgenomen doelstellingen niet haalt. De tweede schrijfoefening is precies het tegenovergestelde, hoe gaat het leven van de cliënt eruit zien wanneer men de doelstellingen wel haalt.

Het laatste scenario kan tevens dienen ter eindevaluatie om te beoordelen of de doelen zijn gehaald.

 

Na het stappenplan
Het eindresultaat van het stappenplan is een ondersteuningsstrategie welke samen met de POS-scores en kwalitatieve opmerkingen wordt overgedragen aan het ondersteuningsteam. Het ondersteuningsteam kan op basis hiervan een ISP gaan opstellen:

  • Welke voorstellen kunnen we doen voor het gaan voldoen aan de voorwaarden? Dit kunnen (en zullen vaak) meerdere kleine stappen achter elkaar zijn.
  • Welke middelen zijn er rondom de cliënt aanwezig om hieraan bij te dragen? (natural resources als familie, vrienden, kennissenkring, verenigingen)?
  • welke methoden zijn geschikt voor de cliënt? (leerprogramma’s, technische middelen, behandelsessies, etc.) 

 

Voorbeeld Casus: Matthew Aalbers 

Client Matthew Aalbers heeft een licht verstandelijke beperking en heeft op bepaalde domeinen een gemiddelde tot lage score. Dit zit voornamelijk in de factor Sociale Participatie en ook op het domein Materieel Welbevinden:

 

Matthew heeft weinig contact met zijn familie en wordt sterk beïnvloed door zijn vriendenkring. Deze bestaat voornamelijk uit jongeren zonder werk of zinvolle daginvulling, net als Matthew. Met enkele van hen deelt hij ook de woonunit. Regelmatig ontstaan conflicten binnen de groep. Hij gaat conflicten het liefst uit de weg en verlaat dan de woonunit. Hij zegt zelf vooral meer geld te willen hebben zodat hij minder vaak geld hoeft te lenen. Conflicten gaan dan ook vaak over geleend geld of eisen die anderen stellen als ze geld aan hem uitlenen.

 

Opstellen ondersteuningsstrategie

Om een nieuwe strategie toe te voegen klik je in het POS overzicht in de laatste kolom strategie op de tekst nieuw

Hierna verschijnt een scherm zoals hieronder afgebeeld. Hier staat een overzicht van eventueel eerder aangemaakte strategieën. In dit geval is er nog niet eerder een strategie aangemaakt en is het overzicht dus leeg.

Klik op de knop strategie toevoegen

Nu verschijnt een scherm zoals hieronder is afgebeeld.

Er is automatisch een nieuwe strategie aangemaakt.
De datum van vandaag is ingevuld, het aantal prioriteiten is nog 0 en de items met een rood kruisje ervoor in de kolom “voorwaarden en toekomstperspectieven” geven aan dat ook hier nog niets is ingevuld.

Klik nu ergens in de regel van de nieuw aangemaakte strategie. Voor deze casus vullen we het formulier nu zoals hieronder in.

Stap 1 t/m 3: domein doelstellingen, context en prioriteit.

Stap 4. Motivatie

Stap 5: voorwaarden voor de geprioriteerde doelstellingen

Stap 6: toekomstperspectief

Klik na het invullen op Opslaan (Tijdens het invullen kun je ook tussendoor op opslaan klikken om de reeds ingevoerde tekst op te slaan)
Hiermee is de strategie gereed.

 

Tot slot
Wanneer je voordat het volgende POS interview wordt afgenomen extra onderdelen wil toevoegen aan de strategie is het het handigst om de lopende strategie aan te passen om zo eventueel meer doelstellingen te halen. 

Maak pas na een volgend POS interview een nieuwe strategie aan.